Ведение и хранение трудовых книжек работодателем
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Форма трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее предусмотрены Приказом Минфина РФ от 22 декабря
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Исходя из вышеизложенного, трудовые книжки должны храниться там, где находится кадровая служба – в головном офисе.
Можно ли хранить трудовые книжки в филиале?
Чтобы передать трудовые книжки в филиалы, необходимо создать единую кадровую службу. Для этого, во-первых, в положении о филиале, а также локальных актах организации (например, в положении о кадровой службе) предусмотреть, что кадровые службы, созданные в филиалах (а также других структурных подразделениях) входят в состав единой кадровой службы. Во-вторых, работодателю следует приказом (распоряжением) уполномочить директора филиала осуществлять ведение, выдачу, учет и хранение трудовых книжек (кадровиков). В-третьих, изготовить необходимое количество печатей.
В этом случае, директор филиала (или другое уполномоченное лицо) вправе заверять печатью кадровой службы организации, переданные ему для ведения и хранения трудовые книжки работников филиала.
В противном случае, хранение трудовых книжек в филиалах будет являться нарушением действующего законодательства, и вполне обоснованно может привести к замечаниям со стороны трудовой инспекции.
Необходимо помнить, что за нарушение установленного вышеуказанными Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Так, согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение законодательства о труде и об охране труда –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Если работник работает в филиале организации, единой кадровой службы не создано, трудовые книжки хранятся в головной организации, должен ли работодатель в случае увольнения работника направлять трудовые книжки почтой?
Что касается данного вопроса, то в соответствии с п. 7 раздела II Правил (Ведение трудовых книжек), работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Согласно п. 36 раздела IV Правил (Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)), в случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В свою очередь отметим, что обязанность выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения установлена законом и возложена на работодателя и отсутствие вины в надлежащем исполнении обязанности по выдачи трудовой книжки (в случае возникновения судебного спора) при увольнении работника, подлежит доказыванию ответчиком (т.е. работодателем). Поэтому рекомендуется направлять такое уведомление не только по указанному в личном деле месту жительства работника, но и по всем известным адресам (с описью вложения и с уведомлением о вручении).
Приведем конкретный пример из судебной практики. Работник обратился в суд с иском и просил взыскать с работодателя (ответчика) задолженность по заработной плате за время задержки трудовой книжки, затраты по получению архивной справки, обязать ответчика выдать истцу дубликат трудовой книжки, указывая на то, что с 01.09.2009 года работник состоял в трудовых отношениях с ответчиком. Согласно приказа от 17 мая 2011 он был уволен с 31 мая 2011 года по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию). Однако, в нарушение требований ст. 84.1 ТК РФ работодателем не была выдана трудовая книжка, не был произведен расчет. 20.06.2011 года ему была выдана новая трудовая книжка без записей, содержащих сведения о предыдущей работе работника.
Представитель работодателя свое возражение мотивировал тем, что истец при увольнении написал, чтобы трудовая книжка, которая хранится в головном офисе в Москве, была выслана на адрес филиала. Когда прибыла трудовая книжка, примерно в течение 1-3 дней, истец пришел и получил ее, при этом роспись о ее получении не поставил.
Оценивая доводы истца и ответчика суд пришел к нижеследующему.
Согласно п. 4 ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку. Данной нормой также предусмотрено, что в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
В соответствии с положениями ст. 234ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.
Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Пост ановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя работодатель обязан возместить не полученный им заработок.
Таким образом, разрешая спор, суд руководствуясь положениями ст. 234 ТК РФ, с учетом установленного обстоятельства задержки выдачи трудовой книжки, пришел к обоснованному выводу об удовлетворении требований истца в части взыскания заработной платы за период задержки выдачи трудовой книжки с 01 июня по 15 июня 2011 года.
При таких обстоятельствах суд первой инстанции посчитал, что требования работника подлежат удовлетворению.
Работодателем была подана кассационная жалоба, основным доводом которой было то, что истцом каких-либо доказательств, подтверждающих дату получения трудовой книжки не представлено, в то время как работодатель выполнил требования ст. 84.1 ТК РФ направив трудовую книжку по почте.
Между тем, судом кассационной инстанции вышеуказанный довод ответчика не был принят во внимание, при этом суд указал, что обязанность выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения установлена законом и возложена на работодателя и отсутствие вины в надлежащем исполнении обязанности по выдачи трудовой книжки при увольнении работника, подлежало доказыванию ответчиком. Из материалов дела следует, что 31.05.2011 посредством экспресс-почты трудовая книжка работника была направлена из г. Москва, где хранилась по месту нахождения филиала в г. Владивосток и получена ответчиком 3.06.2011. Вместе с тем, доказательств об уведомлении истца о ее получении, и о необходимости явиться за трудовой книжкой ответчиком не представлено. Наличие заявления истца о согласии с направлением трудовой книжки в адрес филиала в г. Владивосток не может свидетельствовать об исполнения работодателем обязанностей, предусмотренных ст. 84.1 ТК РФ (См.: Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 16 января
Адвокат Савостьянова ОЛЬГА
Если у Вас возникли вопросы по данной проблеме,
звоните по телефону: 8 (962) 998-00-18
Консультации платные